SURAT MENYURAT BAHASA INGGRIS

SURAT MENYURAT BAHASA INGGRIS

PARTS OF A BUSINESS LETTER

LETTERHEAD/HEADING

REFERENCE LINE DATELINE

INSIDE ADDRESS

ATTENTION LINE

SALUTATION

SUBJECT LINE

BODY OF LETTER

COMPLIMENTARY CLOSE

SIGNATURE

ENCLOSURE

CARBON COPY NOTATION

Contoh: Heading

PT MANUNGGAL JAYA

Home and Overseas Merchants

50 Pintu 1 Senayan Jakarta

Cable : Manunggal Jkt

Phone : (021) 7876544

Telex : Jkt 021787

Po Box : 975 Jkt

Bankers: BNI 1946 Cabang Jakarta Pusat

Ref 21st April, 2010

DATELINE

Catatan:

— Tanggal bulan dan tahun harus ditulis lengkap, jangan menggunakan angka. Hal tersebut untuk menghindarkan kekeliruan karena adanya perbedaan antara British dan American Style.

— Perhatikan perbedaan tersebut:

— 5-8-2010

— American style : 8th May, 2010

— British style : 5 th August, 2010

Contoh menulis tanggal yang baik dan benar adalah:

British style : 6th December, 2010

American style: December 6th, 2010

REFERENCE LINE

— Reference Line ialah inisial, singkatan nama orang yang mendiktekan atau menandatangani dan mengetik surat. Dalam business correspondence umumnya dicantumkan disudut atas sebelah kiri sejajar dengan dateline atau ada juga yang mencantumkan di dasar surat sebelah kiri.

— Contoh.

— Ref. HH/AP/B9

HH adalah inisial penanda tangan (signature), singkatan dari Harrison Heywood. AP initial pengetik surat (typist), singkatan dari Anne Palmer. B9 adalah nomor filing intern atau reference number yang menunjukan filing system.

. Reference line yang sering digunakan dalam membalas surat adalah:

- Your ref.: HW/SC/251 – reference surat yang dibalas.

- Our ref.: HH/AP/B5 – reference dari pembalas surat.

INSIDE ADDRESS

— Inside Address adalah nama lengkap dan alamat perusahaan atau orang yang dikirimi surat. Ditulis antara 4 sampai 6 baris di bawah dateline, bisa dalam block form atau indented form (step form).

— Contoh:

Block Form

Mr. John White, Sales Manager PT Utaba Indo,

Minland Electric Co, Ltd. S. Widjoyo Centre, 3rd floor,

25 Twity Place, Macstown Jl. Sudirman 71,

England MA 17 QE Jakarta 12190, Indonesia

— Indented Form

Mr. John White, Sales Manager PT Utaba Indo,

Minland Electric Co, Ltd. S. Widjoyo Centre, 3rd floor,

25 Twity Place, Macstown Jl. Sudirman 71,

England MA 17 QE Jakarta 12190, Indonesia

Catatan:

— Pada inside address harus disebut sebutan-sebutan, antara lain:

— Mr. Singkatan dari Mister ditulis didepan nama seorang pria, atau jika tidak diketahui jenis kelaminnya.

— Mrs. Singkatan dari Mistress, ditulis didepan nama seorang wanita bersuami (Married woman)

— Miss. Ditulis di depan nama seorang wanita yang belum bersuami (unmarried woman) atau jika sangsi bila yang bersangkutan sudah atau belum bersuami.

— Messrs. Singkatan Messieurs didepan nama dua orang atau lebih atau perush.

— Jangan mencantumkan Messrs didepan nama perusahaan yang menggunakan mnama negara, kota pulau, sebagai gantinya gunakan artikel The. Misal: The British Woolen Company, The Indonesian Milk Co, Ltd. The Krakatau Steel Industry.

ATTENTION LINE

— Jika surat ingin cepat mencapai alamat yang dituju dalam suatu perusahaan, gunakan attention line, contohnya:

The Papandayan Weaving Mills Co, Ltd.

875 Jl. Papandayan

Bandung 40377, West Java

Indonesia

For the attention : Mr. Atmadilaga

Purchase Manager

Catatan: Attention line ditulis dua spasi di bawah inside address

SALUTATION

British: American:

Dear Sir, Dear Sirs:

Sir, Gentelemen:

Dear Madam, Dear Mr. Green,

Dear Mesdames, Dear Miss Claire,

Dear Mr. Albert, Dear Mrs. Green,

My Dear Albert, My Dear Albert,

My Lovely Nina, My Honey Nina,

SUBJECT LINE

Dear Sirs,

TOYOTA FORKLIFT

Would you please send us your illustrated catalogue of your Toyota Forklift with prices and terms of payment. If ................................................................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................................................................................................................................

Catatan:

Subject line ditulis dua baris dibawah salutation, ada pula yang menuliskannya sejajar atau sebelum salutation. Tujuan subject line untuk memberi kemudahan kepada pembacanya perihal isi serta maksud tujuan surat secara keseluruhan, dan lazimnya memakai garis bawah.

BODY of THE LETTER

— Ditulis dua baris dibawah subject line atau salutation .

— Body of letter dibagi dalam tiga alinea:

1. Opening paragraph

2. Message of the letter (The real subject)

3. Closing paragraph

Complimentary Close

Yours faithfully,

Faithfully yours,

Yours sincerely,

Sincerely yours,

Yours truly,

Very truly yours,

— Enclosure ( lampiran )

Jika melampirkan suatu barang dalam surat yang dikirimkan harus menuliskan enclosure dengan singkatan (Encl. atau Incl.) dibagian bawah sebelah kiri. Contoh: Encl.: catalogue

Encl. : pricelist

Incl. : three copies

Incl. : invoice

• Carbon Copies notation (CC-cc)

CC ialah tembusan atau tindasan yang suratnya dikirimkan kepada orang /badan lain untuk diketahui, ditulis dibawah enclosure (lampiran).

Contohnya: CC : Mr. John Lennon

• Postcript notation

Postcript biasanya ditulis dibagian bawah surat sebelah kiri , jika penulis teringat akan sesuatu hal yang perlu disampaikan setelah surat itu selesai.

Contoh: PS. Please settle our invoice no. 567

P.S. Please return the duplicate

— Signature

Signature adalah tanda tangan si pengirim/penulis surat. Dalam surat bisnis biasanya disertakan pula nama lalu diikuti gelar penulis.

Contoh: John Westwood, Ph.D.

Maman Surahman, MBA.

KINDS of BUSINESS LETTER

1. Inquiry letter = surat permintaan informasi
2. Offering/sales letter = surat penawaran
3. Reply to inquiry = balasan inquiry
4. Ordering letter = surat pesanan
5. Reference letter = surat referensi
6. Execution of order = surat pelaksanaan pengiriman barang
7. Complaints letter = surat keluhan
8. Adjusment letter = penyelesaian perihal keluhan
9. Circular letter = surat edaran
10. Telegram/cable = telegram
11. Business documen = dokumen perdagangan
12. Collection letter = surat penagihan
13. Application Letter = surat lamaran pekerjaan

Read More